Email рассылки и шаблоны писем

Sending Emails to a Client / Отправка писем клиенту

One Off Mail / Однократная отправка письма

  • Найдите клиента в списке и откройте вкладку профиля «Общее».
  • В поле “Отправить Email” выберите опцию “Новое сообщение” и нажмите “Далее”.
  • Вы попадете на страницу “Send Email Message”, где можете составить и отправить письмо.

Save as a Template / Сохранить как шаблон

  • Если вы считаете, что письмо может пригодиться в будущем, его можно сохранить.
  • Для этого поставьте галочку в графе “Сохранить письмо”, которая находится под полем ввода темы письма, и введите название, под которым письмо будет добавлено в шаблоны.

Predefined Templates / Готовые шаблоны

Готовые шаблоны для клиентов, продуктов и доменов могут быть отправлены вручную. Остальные типы писем отправляются только автоматически в результате определенных системных событий.

Client Related / Шаблоны для клиентов

Процедура та же, что и для “One Off Mail “, но вместо “Отправить Email” в выпадающем меню следует выбрать название необходимого шаблона.

Product & Domain Related / Шаблоны для продуктов и доменов

  • Во вкладке “Общее” клиентского профиля нажмите на иконку редактирования продукта, услуги или домена, для которого вы хотите отправить письмо.
  • Далее пролистайте вниз открывшуюся страницу с деталями продукта, услуги или домена
  • Внизу будет поле “Send Message” с выпадающим меню, где вы можете выбрать имя шаблона и отправить письмо, нажав “Send Message”.

Customize the Template before Sending / Изменение шаблона перед отправкой

  • Бывают случаи, когда необходимо отправить готовый шаблон письма с некоторыми изменениями.
  • Для этого выполните то же самое, что и в предыдущем пункте, но вместо названия шаблона выберите “Новое сообщение”.
  • Откроется страница составления письма, внизу которой есть выпадающее меню “Load Saved Message:”.
  • Здесь вы можете выбрать готовый шаблон, вставить его в текст письма и отредактировать перед отправкой.

Merge Fields / Заменяемые поля

  • В текст письма можно вставить одно или несколько полей, которые будут автоматически заменены на соответствующие данные клиента при отправке.
  • Список заменяемых полей, которые можно использовать в конкретном письме, зависит от его типа.
  • Например, в письме, которое относится к клиенту, можно использовать только клиентские поля, а в письме для продукта – клиентские поля и детали продукта.
  • Полный список полей, которые можно использовать в текущем письме, находится под окном ввода текста, содержит название и код каждого поля.
  • Нажав название поля, вы вставите его код в текст письма там, где в данный момент стоит курсор.

Custom Fields/Дополнительные поля

  • Чтобы вставить в email шаблон дополнительное поле клиента, укажите его порядковый номер: {$client_custom_fields.0} для первого поля в списке, {$client_custom_fields.1} для второго и т.д.
  • Или введите название поля в формате {$client_custom_field_fieldnamehere}.
  • Вместо fieldnamehere используйте название дополнительного поля в латинской раскладке без заглавных букв и каких-либо символов, кроме a-z и 0-9.
  • Например, “VAT Number” превращается в “vatnumber” и будет {$client_custom_field_vatnumber} в email шаблоне.
  • Подобным образом можно вставить дополнительные поля продуктов, используя код {$service_custom_fields.0} или {$service_custom_field_fieldnamehere}.
  • Чтобы вставить весь список дополнительных полей продукта, используйте цикл foreach:

{foreach from=$service_custom_fields item=customfield}
         {$customfield.name}: {$customfield.value}
    {/foreach}

Conditional Displays / Условное отображение

Бывают случаи, когда часть текста нужна в письме при определенных условиях. Например, вы хотите включить особую информацию в уведомление о создании тикета только в отдел продаж. Для этого в шаблоне письма Support Ticket Opened используйте следующий условный оператор:

{if $ticket_department eq “Sales”}The sales department is open 9-5pm Monday-Friday so you
    will only receive a response between these times. We thank you for your patience.{/if}

Resending Emails to Clients / Пересылка (повторная отправка) писем клиентам

  • Найдите письмо, которое вы хотите отправить повторно (переслать). Это можно сделать из вкладки “Письма” клиентского профиля или из лога в разделе “Утилиты > Лог email сообщений”.
  • Нажмите иконку “Resend” напротив письма, которое хотите переслать.
  • Откроется страница редактирования письма, где вы сможете внести изменения в текст или добавить дополнительных адресатов.
  • Завершив редактирование, нажмите кнопку “Оправить письмо”.

Mass Mailing / Массовая рассылка

  • С помощью массовой рассылки можно отправить письмо нескольким клиентам.
  • Для этого перейдите в раздел «Клиенты > Массовая рассылка».
  • Здесь вы можете настроить критерий отбора клиентов, которым будет отправлено письмо.
  • По умолчанию установлена опция “General”, позволяющая фильтровать клиентов по статусу.
  • Также вы можете отобрать клиентов по заказанному продукту, выбрав “Product/Service”, или по статусу домена, выбрав “Domain”.

Обратите внимание: Нажав кнопку “Compose Message”, вы откроете страницу составления письма, где в поле Recipients будет выведен полный список клиентов, отфильтрованных по установленному критерию. На этом этапе вы можете удалить одного или нескольких клиентов из списка рассылки. Обратите внимание, что письма отправляются индивидуально, т.е. каждый из клиентов будет видеть только свой адрес в поле Кому.

При большом количестве адресатов WHMCS будет автоматически отправлять по 25 писем каждые 30 секунд.

Mailing Lists / Списки рассылки

Список рассылки можно создать в виде дополнительного клиентского поля. Перейдите в “Настройки > Доп. поля клиентов” и добавьте поле под названием, к примеру, «Подписка на рассылку». Выберите выпадающее меню или «флажок». Для выпадающего меню не забудьте указать варианты «Да, нет».

Теперь на странице Массовая рассылка появится еще одна опция фильтрации клиентов, благодаря которой вы можете отправить письмо только тем, кто подписался на рассылку при регистрации.

Email Templates / Шаблоны писем

Все письма, которые WHMCS отправляет клиентам, можно редактировать в разделе «Настройки > Email шаблоны»

Creating Custom Templates / Создание собственных шаблонов

  • Помимо готовых шаблонов вы можете добавить свои собственные и отправлять их автоматически при активации продукта или вручную, если вам часто приходится это делать.
  • Для этого зайдите в «Настройки > Email шаблоны» и пролистайте открывшуюся страницу, внизу которой будет поле «Создать новый email шаблон».
  • Тип собственного шаблона может быть только таким, который доступен для отправки вручную: Общее, Продукты или Домены.
  • По уникальному названию шаблона, доступному только администраторам, вы сможете найти его в выпадающих меню отправки писем админ-панели.

Disabling Templates / Отключение Шаблонов

  • Не исключены ситуации, в которых нужно запретить отправку определенных писем.
  • К примеру, вы не хотите отправлять клиентам письмо при создании счета или блокировке продукта.
  • Для отключения автоматической отправки письма, выполните следующее:
    1. Перейдите в “Настройки > Email шаблоны”
    2. Откройте для редактирования шаблон, который хотите отключить.
    3. Вверху страницы поставьте галочку в поле “Отключить”.
    4. Нажмите «Сохранить изменения» под текстовым полем.
    5. Таким образом, письмо не будет отправляться, пока вы снова не активируете шаблон.